Updating data protection in TE services

Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmää käytetään julkisen työvoima- ja yrityspalvelun järjestämiseen ja tuottamiseen sekä kotoutumisen edistämisestä annetussa laissa, työttömyysturvalaissa, vuorotteluvapaalaissa, kuntouttavasta työtoiminnasta annetussa laissa ja ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa työ- ja elinkeinotoimistolle tai työ- ja elinkeinohallinnon asiakaspalvelukeskukselle säädettyjen tehtävien hoitamiseen ja sosiaalisista yrityksistä annetussa laissa työ- ja elinkeinoministeriölle säädettyjen tehtävien hoitamiseen.

Asiakastietojärjestelmä muodostuu henkilöasiakasrekisteristä, työnantajarekisteristä ja palveluntuottajarekisteristä sekä henkilöasiakasrekisterin osarekisterinä toimivasta monialaisen yhteispalvelun asiakasrekisteristä. Mitä tässä luvussa säädetään työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmästä, sovelletaan monialaisen yhteispalvelun asiakasrekisteriin kuitenkin vain, jos työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta annetussa laissa ei toisin säädetä.

Henkilötietojen käsittelystä säädetään luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus ) ja tietosuojalaissa (1050/2018).

Yrityspalvelujen asiakastietojärjestelmästä säädetään yrityspalvelujen asiakastietojärjestelmästä annetussa laissa (293/2017).

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus ja työ- ja elinkeinotoimistot ovat työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmän yhteisrekisterinpitäjiä. Työ- ja elinkeinohallinnon asiakaspalvelukeskus on yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu henkilötietojen käsittelijä.

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus vastaa työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmän yleisen tietosuoja-asetuksen:

1) 25 artiklassa tarkoitetusta sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta;

2) 32 artiklassa tarkoitetusta käsittelyn turvallisuudesta;

3) 35 artiklassa tarkoitetusta tietosuojaa koskevasta vaikutustenarvioinnista;

4) 36 artiklassa tarkoitetusta ennakkokuulemisesta;

5) 12 artiklan 1 ja 2 kohdassa tarkoitetuista rekisterinpitäjän velvollisuuksista ja muista sellaisista yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyistä rekisterinpitäjän velvollisuuksista, jotka koskevat käytettävän tietojärjestelmän tietoturvallisuutta.

Työ- ja elinkeinotoimistot vastaavat muista kuin 2 momentin mukaisista yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitetuista rekisterinpitäjän velvollisuuksista. Kukin työ- ja elinkeinotoimisto vastaa rekisterinpitäjän tehtävistä asiakkaidensa osalta.

Henkilöasiakasrekisteriin voidaan tallettaa henkilöasiakkaasta:

1) nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot;

2) työ- ja elinkeinotoimiston asiakkuuteen ja työ- ja elinkeinotoimiston kanssa asiointiin sekä asioinnin mahdollisesti edellyttämiin erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot;

3) koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot;

4) palvelutarvetta ja suunnitelmia koskevat tiedot;

5) tiedot työ- ja koulutustarjouksista ja esittelyistä työnantajalle;

6) tiedot julkisista työvoima- ja yrityspalveluista ja muista työllistymistä edistävistä palveluista sekä asiantuntija-arvioinneista;

7) sellaiset terveydentilaa ja työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot, joilla on vaikutusta henkilön työllistymiseen ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle;

8) työttömyysturvaan ja vuorotteluvapaaseen liittyvät selvitykset ja työvoimapoliittiset lausunnot;

9) tiedot julkiseen työvoima- ja yrityspalveluun kuuluvista etuuksista.

Työnantajarekisteriin voidaan tallettaa julkisia työvoima- ja yrityspalveluja hakevasta tai saavasta työnantajasta:

1) yksilöintitiedot;

2) työ- ja elinkeinotoimiston asiakkuuteen ja työ- ja elinkeinotoimiston kanssa asiointiin liittyvät tiedot;

3) toimintaa ja palvelutarvetta koskevat tiedot;

4) työpaikat ja niiden täyttymistä koskevat tiedot;

5) palkkatukea koskevat päätökset ja siihen liittyvät seuranta- ja maksatustiedot;

6) työkokeilua koskevat sopimukset;

7) muut kuin 1—6 kohdassa tarkoitetut, julkisten työvoima- ja yrityspalvelujen suunnitteluun ja toimeenpanoon liittyvät tiedot.

Palveluntuottajarekisteriin voidaan tallettaa asiakaspalvelua varten:

1) palveluntuottajan yksilöintitiedot;

2) työ- ja elinkeinotoimiston kanssa asiointiin liittyvät tiedot;

3) palveluntuottajan kanssa tehdyt hankintasopimukset sekä niihin liittyvät maksatustiedot;

4) hankittua palvelua koskevat tiedot;

5) palvelun haku-, valinta- ja seurantatiedot;

6) muut kuin 1—5 kohdassa tarkoitetut, julkisen työvoima- ja yrityspalvelun suunnittelun ja järjestämisen kannalta tarpeelliset palveluntuottajaa koskevat tiedot;

7) ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa tarkoitettua työvoimakoulutusta ja sen järjestäjää koskevat tiedot sekä koulutukseen liittyvät haku-, valinta- ja seurantatiedot.

Rekistereihin saa tallettaa myös muita kuin tässä pykälässä tarkoitettuja, julkisen työvoima- ja yrityspalvelun suunnittelun, järjestämisen ja seurannan kannalta tarpeellisia tietoja, jotka eivät ole henkilötietoja. Rekistereihin voi kuulua myös asiakirjoja, joita ei talleteta asiakastietojärjestelmään.

Työ- ja elinkeinotoimiston, työ- ja elinkeinohallinnon asiakaspalvelukeskuksen ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskuksen on talletettava asiakastiedot työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmään. Jos rekisteriin talletettava henkilötieto on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisteriin tulee merkitä, mistä tieto on saatu ja kuka tiedon on merkinnyt.

Rekisteröidyllä ei ole yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädettyä oikeutta henkilöasiakasrekisterissä olevien tietojen käsittelyn rajoittamiseen.

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskuksen on poistettava kaikki asiakasta tai palveluntuottajaa koskevat tiedot, kun asiakkuuden tai sopimussuhteen päättymisestä on kulunut neljä vuotta. Tietoa ei kuitenkaan tarvitse poistaa, jos se on tarpeen säännöksiin perustuvan tehtävän hoitamiseksi tai vireillä olevan asian johdosta.

Tietojen arkistoinnista säädetään arkistolaissa (831/1994).

Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttöoikeutta. Asiakastietojärjestelmän käyttöoikeuksien hallintaan ja lokitietojen keräämiseen liittyvistä tehtävistä vastaa elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus. Tiedot voimassa olevista käyttöoikeuksista on pidettävä ajan tasalla.

Käyttöoikeus on rajattava sisällöltään, laajuudeltaan, valtuuksiltaan ja kestoltaan siihen, mikä on henkilön tehtävien hoitamisen kannalta välttämätöntä.

Henkilö, jolle on myönnetty käyttöoikeus, saa käsitellä vain sellaisia asiakastietojärjestelmään talletettuja tietoja, jotka ovat välttämättömiä hänen tehtäviensä hoitamiseksi, ja vain siten kuin hänen tehtäviensä hoitamiseksi on välttämätöntä.

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus myöntää käyttöoikeuden työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmään työ- ja elinkeinotoimiston, työ- ja elinkeinohallinnon asiakaspalvelukeskuksen, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen tai työ- ja elinkeinoministeriön hakemuksesta. Hakemuksessa on annettava käyttöoikeuden myöntämisen ja voimassaolon määrittelemiseksi tarpeelliset tiedot. Virkamies, jolle on myönnetty käyttöoikeus työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmään, saa salassapitosäännösten estämättä hakea ja käyttää asiakastietojärjestelmään talletettuja tietoja, jos se on tarpeen asiakaspalvelun järjestämiseksi, vireillä olevan asian selvittämiseksi tai ratkaisemiseksi taikka valvonta-, kehittämis-, seuranta-, tilastointi-, ennakointi- tai ohjaustehtävän suorittamiseksi.

Käyttöoikeus voidaan myöntää sellaiselle 1 momentissa mainitun viranomaisen palveluksessa olevalle virkamiehelle, joka hoitaa:

1) tässä laissa säädettyjä tehtäviä;

2) kotoutumisen edistämisestä annetussa laissa säädettyjä julkiseen työvoima- ja yrityspalveluun liittyviä tehtäviä;

3) ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa tarkoitettuun työvoimakoulutukseen liittyviä tehtäviä;

4) sosiaalisista yrityksistä annetussa laissa säädettyjä tehtäviä;

5) työttömyysturvalaissa säädettyjä tehtäviä;

6) vuorotteluvapaalaissa säädettyjä tehtäviä;

7) 1—4 kohdassa tarkoitettuihin palveluihin, tukiin tai asiakasprosesseihin taikka työttömyysturva- tai vuorotteluvapaajärjestelmään liittyviä valvonta-, kehittämis-, seuranta-, tilastointi-, ennakointi- tai ohjaustehtäviä;

8) rekisterinpitäjän tehtäviä taikka käyttöoikeuksien hallintaan ja lokitietojen keräämiseen liittyviä tehtäviä.

Käyttöoikeus työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmään voidaan myöntää lisäksi sellaiselle henkilölle, joka on työ- ja elinkeinoministeriön, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen tai elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskuksen toimeksiannosta erillistä arviointia, tarkastusta tai selvitystä tekevän tahon palveluksessa tai elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskuksen toimeksiannosta asiakastietojärjestelmän kehittämis- tai ylläpitotehtäviä tekevän tahon palveluksessa ja joka hoitaa kyseistä tehtävää.

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskuksen on poistettava käyttöoikeus, jos:

1) käyttöoikeuden myöntämiselle 5 §:ssä säädetyt edellytykset eivät enää täyty;

2) asiakastietojärjestelmään talletettuja tietoja on käsitelty 4 a §:n 3 momentin, yleisen tietosuoja-asetuksen tai tietosuojalain vastaisesti;

3) käyttöoikeuden poistaminen on välttämätöntä muusta henkilötietojen suojaan tai asiakastietojärjestelmän tietoturvaan liittyvästä painavasta syystä.

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskuksen on muutettava käyttöoikeutta, jos haettu tai myönnetty käyttöoikeus ei enää vastaa sisällöltään, laajuudeltaan, valtuuksiltaan tai kestoltaan sitä tarkoitusta, johon sitä on haettu tai johon se on myönnetty.

Työ- ja elinkeinotoimiston, työ- ja elinkeinohallinnon asiakaspalvelukeskuksen, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen ja työ- ja elinkeinoministeriön sekä 5 §:n 3 momentissa tarkoitetun työ- ja elinkeinohallinnon ulkopuolisen tahon on viipymättä ilmoitettava elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskukselle käyttöoikeuden poistamisen tai muuttamisen perusteista.

Työnantajalle voidaan luovuttaa työpaikan täyttämistä varten tarpeellisia tietoja työnhakijasta vain työnhakijan kirjallisella suostumuksella. Henkilöasiakasrekisteriin on merkittävä tieto suostumuksesta tai siitä kieltäytymisestä.

Työnantajalle voidaan luovuttaa työnhakijan terveydentilaa koskevia tietoja vain, jos työnhakija antaa siihen yksilöidyn kirjallisen suostumuksen ja jos tiedot ovat välttämättömiä avoimen työpaikan tai kyseisen ammattialan erityisten terveydentilavaatimusten täyttämiseksi taikka sellaisen työnhakijan työllistymisen edistämiseksi, jonka vamma tai sairaus vaikeuttaa työllistymistä.

Jollei laissa toisin säädetä, tietojen luovuttamiseen työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmästä ja siihen talletettujen tietojen julkisuuteen sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään.

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus on velvollinen salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä pyynnöstä maksutta luovuttamaan työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmästä työ- ja elinkeinoministeriölle ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle niille säädettyjen tehtävien hoitamiseksi välttämättömät tiedot. Työnvälitystilaston laatimista varten tiedot on kuitenkin luovutettava työ- ja elinkeinoministeriölle oma-aloitteisesti.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 28 §:ssä tarkoitetun luvan antamisesta työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmään sisältyvien, salassa pidettävien tietojen luovuttamiseen tilastointia, tieteellistä tutkimusta taikka viranomaisten suunnittelu- tai selvitystyötä varten päättää elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus.

Tiedot voidaan luovuttaa teknisen käyttöyhteyden avulla.

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus ylläpitää monialaisen yhteispalvelun toteuttamiseksi julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain 13 luvun 1 §:ssä tarkoitettua monialaisen yhteispalvelun asiakasrekisteriä. Monialaisen yhteispalvelun asiakasrekisteriä käytetään tässä laissa työ- ja elinkeinotoimistolle, kunnalle ja Kansaneläkelaitokselle säädettyjen tehtävien hoitamiseen.

Monialaisen yhteispalvelun asiakasrekisteriin voidaan tallettaa:

1) työttömän nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot;

2) monialaisen yhteispalvelun asiakkuuteen ja monialaisessa yhteispalvelussa asiointiin sekä asioinnin mahdollisesti edellyttämiin erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot;

3) työttömän ammatillista osaamista koskevat tiedot;

4) sellaiset työttömän sosiaalista tilannetta koskevat tiedot, joilla on vaikutusta hänen työllistymiseensä;

5) sellaiset työttömän terveydentilaa ja työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot, joilla on vaikutusta hänen työllistymiseensä ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle;

6) työttömän palvelutarvetta koskevat tiedot;

7) monialainen työllistymissuunnitelma ja sen toteutumista, seurantaa ja tarkistamista koskevat tiedot.

Työ- ja elinkeinotoimiston, kunnan ja Kansaneläkelaitoksen on talletettava työtöntä koskevat asiakastiedot monialaisen yhteispalvelun asiakasrekisteriin. Työttömän tietoja saa tallettaa asiakasrekisteriin sen jälkeen, kun monialainen yhteispalvelu on alkanut.

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus voi myöntää käyttöoikeuden monialaisen yhteispalvelun asiakasrekisteriin työ- ja elinkeinotoimiston, kunnan tai Kansaneläkelaitoksen hakemuksesta. Käyttöoikeus voidaan myöntää työ- ja elinkeinotoimiston, kunnan tai Kansaneläkelaitoksen palveluksessa olevalle virkamiehelle, joka hoitaa tässä laissa tarkoitettuja tehtäviä. Virkamies, jolle on myönnetty käyttöoikeus, saa salassapitosäännösten estämättä hakea ja käyttää asiakasrekisteriin talletettuja tietoja, jos se on tarpeen asiakaspalvelun järjestämiseksi.

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .