Julkisen hallinnon automaattista päätöksentekoa koskevaksi lainsäädännöksi

Tässä luvussa säädetään edellytyksistä, joiden on muualla laissa säädetyn lisäksi täytyttävä, jotta viranomainen voi tehdä asiankäsittelyn päättävän ratkaisun automaattisella tietojenkäsittelyllä ilman, että ratkaisun tarkastaa ja hyväksyy luonnollinen henkilö.

Viranomainen voi ratkaista automaattisesti asian, johon ei sisälly seikkoja, jotka viranomaisen etukäteisen harkinnan mukaan edellyttäisivät tapauskohtaista harkintaa, tai johon sisältyvät tapauskohtaista harkintaa edellyttävät seikat virkamies tai muu asian käsittelijä on arvioinut. Ratkaisemisen on perustuttava sovellettavan lain perusteella laadittuihin julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 2 §:n 16 kohdassa tarkoitettuihin käsittelysääntöihin.

Automaattisen ratkaisemisen käyttöönoton edellytyksistä ja käyttöönotossa noudatettavasta menettelystä säädetään julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetussa laissa.

Oikaisuvaatimusta tai siihen rinnastuvaa vaatimusta ei voida ratkaista automaattisesti.

Automaattisen ratkaisemisen edellytyksenä on, että luonnollinen henkilö, johon ratkaisu on kohdistettu voi kaikilta osin vaatia siihen oikaisua maksutta 7 a luvun mukaisella oikaisuvaatimuksella tai siihen rinnastuvalla vaatimuksella, joka käsitellään päätöksen tehneessä viranomaisessa tai sen kanssa samaan rekisterinpitäjään kuuluvassa viranomaisessa.

Mitä 1 momentissa säädetään, ei kuitenkaan sovelleta, jos automaattisella ratkaisulla hyväksytään asianosaisen vaatimus, joka ei koske toista asianosaista.

Sen lisäksi, mitä 44 §:n 1 momentissa säädetään, hallintopäätöksestä on käytävä ilmi, jos asia on ratkaistu automaattisesti, sekä tieto siitä, missä julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain 28 d §:ssä tarkoitettu käyttöönottopäätös on saatavilla.

Jos asiassa ei muun lain perusteella anneta hallintopäätöstä, 1 momentissa tarkoitetut tiedot sekä tieto automaattisen ratkaisun perusteena olevista tiedoista on kuitenkin annettava asianosaiselle muulla tavoin viimeistään asian käsittelyn päättyessä.

Edellä 44 §:n 1 momentin 4 kohdassa säädettyä vaatimusta lisätietoja antavan henkilön nimen ilmoittamisesta ei sovelleta asiassa, joka on ratkaistu automaattisesti.

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .

Tämän lain 53 e §:n 4 momenttia sovelletaan 12 kuukauden kuluttua lain voimaantulosta.

Ennen tämän lain voimaantuloa käytössä ollutta asian automaattista ratkaisemista voidaan 53 f §:ssä säädetyn estämättä jatkaa 18 kuukauden ajan tämän lain voimaantulosta.

Ennen tämän lain voimaantuloa käytössä ollut asian automaattinen ratkaiseminen on saatettava tämän lain 53 g §:n mukaiseksi 12 kuukauden kuluessa tämän lain voimaantulosta.

Tässä laissa tarkoitetaan:

14) koneluettavalla muodolla tiedostomuotoa, jonka rakenne mahdollistaa sen, että ohjelmistot pystyvät helposti yksilöimään, tunnistamaan ja poimimaan siitä tietoaineistoja, yksittäisiä tietoja sekä niiden rakenteita;

15) automatisoidulla toimintaprosessilla toimintaprosessia, jossa tuotetaan hallintolain (434/2003) 53 e §:ssä tarkoitettu asian automaattinen ratkaisu;

16) käsittelysäännöillä luonnollisen henkilön ennalta laatimia automaattisen tietojenkäsittelyn ohjaamiseen tarkoitettuja sääntöjä.

Tätä lakia sovelletaan tiedonhallintaan ja tietojärjestelmien käyttöön, kun viranomaiset käsittelevät tietoaineistoja, jollei muualla laissa toisin säädetä. Tämän lain 6 a lukua sovelletaan automatisoidun toimintaprosessin kehittämiseen, käyttöönottoon ja ylläpitoon. Mitä tässä laissa säädetään viranomaisesta, sovelletaan myös yliopistolaissa (558/2009) tarkoitettuihin yliopistoihin ja ammattikorkeakoululaissa (932/2014) tarkoitettuihin ammattikorkeakouluihin.

Mitä tämän lain 4 luvussa, 22–24 ja 25–27 §:ssä sekä 6 a luvussa säädetään tiedonhallintayksiköstä ja viranomaisesta, sovelletaan yksityisiin henkilöihin tai yhteisöihin taikka muihin kuin viranomaisena toimiviin julkisoikeudellisiin yhteisöihin siltä osin kuin ne hoitavat julkista hallintotehtävää. Yksityisiin henkilöihin ja yhteisöihin sekä muihin kuin viranomaisena toimiviin julkisoikeudellisiin yhteisöihin sovelletaan lisäksi, mitä 4 ja 28 §:ssä säädetään tiedonhallintayksiköstä, niiden käyttäessä julkista valtaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 4 §:n 2 momentissa tarkoitetulla tavalla tai kun mainittu laki on säädetty erikseen sovellettavaksi niiden toiminnassa. Edelleen yksityisiin yhteisöihin ja muihin kuin viranomaisena toimiviin julkisoikeudellisiin yhteisöihin sovelletaan, mitä tämän lain 19 §:n 2 momentissa sekä 24 a ja 24 b §:ssä säädetään viranomaisesta, niiden käyttäessä julkista valtaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 4 §:n 2 momentissa tarkoitetulla tavalla.

Tätä lakia ei sovelleta Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin valtion viranomaisiin. Tämän lain 13 a §:ää ja 6 a lukua sovelletaan kuitenkin Ahvenanmaalla toimiviin valtion viranomaisiin niiden hoitaessa sellaisia valtakunnan lainsäädäntövaltaan kuuluvia viranomaistehtäviä, joissa tehdään hallintolain 53 e §:ssä tarkoitettuja asian automaattisia ratkaisuja.

Viranomaisen on viipymättä tiedotettava sen tietoaineistoja hyödyntäville, jos sen tiedonhallintaan kohdistuu häiriö, joka estää tai uhkaa estää viranomaisen tietoaineistojen saatavuuden. Viranomaisen on tiedotettava häiriön tai sen uhkan arvioidusta kestosta, mahdollisuuksien mukaan korvaavista tavoista hyödyntää viranomaisen tietoaineistoja sekä häiriön tai uhkan päättymisestä.

Viranomaisen digitaalisten palvelujen ja muiden sähköisten tiedonsiirtomenetelmien käyttökatkoista tiedottamisesta yleisölle säädetään digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) 4 §:n 2 momentissa.

Tiedonhallintayksikön on selvitettävä sen tietoaineistojen käsittelyn, tietojärjestelmien hyödyntämisen sekä niihin perustuvan toiminnan jatkuvuuteen kohdistuvat olennaiset riskit. Tiedonhallintayksikön on riskiarvioinnin perusteella valmiussuunnitelmin ja häiriötilanteissa tapahtuvan toiminnan etukäteisvalmisteluin sekä muilla toimenpiteillä huolehdittava, että sen tietoaineistojen käsittely, tietojärjestelmien hyödyntäminen ja niihin perustuva toiminta jatkuvat mahdollisimman häiriöttömästi normaaliolojen häiriötilanteissa sekä valmiuslaissa (1552/2011) tarkoitetuissa poikkeusoloissa.

Viranomaisten yleisestä varautumisvelvollisuudesta poikkeusoloihin sekä valtion tietohallinnon, tiedonkäsittelyn, sähköisten palveluiden, tietoliikenteen ja tietoturvallisuuden järjestämisestä poikkeusoloissa säädetään valmiuslaissa.

Käyttäjän tunnistamisesta yleisölle tarjottavissa digitaalisissa palveluissa säädetään digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetussa laissa.

Viranomaisen laatimista asiakirjoista rekisteröidään ainakin:

3) laatimisajankohta;

4) asiakirjan lähettämisajankohta ja lähettämistapa.

Asiarekisteriin rekisteröidään lisäksi asiasta ainakin:

3) viranomaisen toimenpiteet ja niissä käsitellyt asiakirjat käsittelyvaiheittain;

4) viranomaisen tekemän asiankäsittelyn päättävän ratkaisun ajankohta;

5) tarvittaessa viranomaisen lähettämien asiakirjojen tiedoksiantotapa.

Viranomaisen on dokumentoitava tässä luvussa säädettyjen velvollisuuksien toteuttamisesta vastuussa olevien henkilöiden tehtäväjako.

Viranomaisen on varmistettava, että automatisoituun toimintaprosessiin sisältyvät menettelytavat ja käsittelysäännöt sekä niitä koskeva etukäteinen harkinta on dokumentoitu selkeästi, kattavasti ja ajantasaisesti. Viranomaisen toimintaprosessista on dokumentoitava ainakin:

1) toimintaprosessin kaikki vaiheet, joilla on vaikutusta asian ratkaisuun;

2) toimintaprosessin kunkin vaiheen käsittelysäännöt;

3) käsittelysääntöjen syrjimättömyys;

4) perusteet asianosaisen kuulemisen toteuttamiselle automaattisesti tai kuulematta jättämiselle;

5) asian ratkaisemiseen tarvittavat tiedot, tietolähteet ja tietojen hankintaan liittyvät menettelyt;

6) asian ratkaisemista varten hankittavien tietojen ajantasaisuuden ja virheettömyyden varmistaminen;

7) asian ratkaisuun liittyvien perustelujen muodostaminen tai perusteluvelvollisuudesta poikkeaminen;

8) toimintaprosessin laadunvalvonnan mahdollistavat toiminnallisuudet;

9) tietoturvallisuustoimenpiteitä koskevien vaatimusten toteuttaminen.

Viranomaisen on merkittävä dokumentaatiota koskeviin asiakirjoihin versionumero, hyväksymispäivämäärä sekä asiakirjan hyväksyjä, jonka tehtävänä on tarkastaa asiakirjan sisällön lainmukaisuus. Viranomaisen on säilytettävä hyväksytyt asiakirjat vähintään viisi vuotta automatisoidun toimintaprosessin käytöstä poistamista seuraavan kalenterivuoden alusta lukien.

Viranomaisen on huolehdittava, että automatisoidun toimintaprosessin menettelytapojen ja käsittelysääntöjen vaatimustenmukaisuus sekä hyvä kielenkäyttö asianosaiselle annettavissa automaattisesti tuotettavissa asiakirjoissa varmistetaan testaamalla. Testaaminen on tehtävä ennen toimintaprosessin käyttöönottoa ja silloin, kun toimintaprosessin käsittelysääntöjä muutetaan. Testauksen on oltava suunnitelmallista ja siinä on käytettävä asianmukaisia testausmenetelmiä ja testiaineistoja. Testitulokset sekä havaittujen virheiden ja puutteiden korjaavat toimet on dokumentoitava.

Viranomaisen on nimettävä vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on varmistaa, että testaaminen suoritetaan 1 momentin mukaisesti ja että testaaminen, testitulokset ja korjaavat toimet dokumentoidaan.

Testaamista suorittavan henkilön on käytettävä viranomaisen määrittelemää testausmenetelmää, suoritettava testaus määritellyllä testiaineistolla ja dokumentoitava testitulokset huolellisesti.

Viranomaisen on testitulosten perusteella todettava toimintaprosessin menettelytapojen ja käsittelysääntöjen vaatimustenmukaisuus sekä hyvä kielenkäyttö asianosaiselle annettavissa asiakirjoissa.

Viranomaisen on valvottava automaattisesti ratkaistavien asioiden laatua ja sisällöllistä virheettömyyttä sekä hallittava automatisoituun toimintaprosessiin liittyviä riskejä käyttöönoton jälkeen. Viranomaisen on hyväksyttävä laadunvalvontasuunnitelma, josta ilmenevät laadunvalvonnan vastuut, miten laatua ja sisällöllistä virheettömyyttä tarkkaillaan, miten havaitut virheet korjataan ja miten riskejä hallitaan käyttöönoton jälkeen.

Viranomaisen on nimettävä laadunvalvonnalle vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on varmistaa laadunvalvonnan toteutuminen laadunvalvontasuunnitelman mukaisesti.

Viranomaisen on varmistettava, että automatisoidusta toimintaprosessista tallennetaan vähintään tiedot sen osoittamiseksi, millä käsittelysäännöillä automatisoitu prosessi on edennyt ja missä vaiheissa luonnollinen henkilö on osallistunut toimintaprosessiin. Tiedot on säilytettävä vähintään viisi vuotta tietojen tallentamista seuraavan kalenterivuoden alusta lukien.

Viranomaisen on ryhdyttävä viipymättä korjaaviin toimenpiteisiin, jos automatisoidussa toimintaprosessissa havaitaan virhe, jolla voi olla vaikutus toimintaprosessissa ratkaistuihin asioihin. Toimintaprosessin käyttöönoton jälkeen havaittu virhe, virheen korjaamista koskevat toimenpiteet sekä virheen korjaamisen vaikutus toimintaprosessissa tehtyihin viranomaisen ratkaisuihin on dokumentoitava. Viranomaisen ratkaisussa olevan virheen korjaamisesta säädetään erikseen.

Toimintaprosessista vastaavan viranomaisen on tehtävä ennen automatisoidun toimintaprosessin käyttöönottoa päätös (käyttöönottopäätös ). Käyttöönottopäätös tehdään esittelystä ja sen on sisällettävä vähintään seuraavat tiedot:

1) toimintaprosessi, joka otetaan käyttöön;

2) toimintaprosessista vastaava viranomainen;

3) perustelut, joista on ilmettävä käyttöönoton edellytykset ja sovelletut säännökset;

4) luettelo käyttöönottopäätöksen perusteena olevista asiakirjoista;

5) toimintaprosessin suunniteltu käyttöönottopäivämäärä ja päätöksen tekemisen ajankohta;

6) päätöksentekijä ja esittelijä;

7) viranomaisen yhteystieto, josta saa lisätietoa automatisoidun toimintaprosessin käytöstä.

Käyttöönottopäätös on tehtävä lisäksi toimintaprosessin muutoksista, jotka edellyttävät hallintolain 53 e ja 53 f §:ssä säädettyjen edellytysten arviointia.

Viranomaisen on säilytettävä käyttöönottopäätös vähintään viisi vuotta automatisoidun toimintaprosessin käytöstä poistamista seuraavan kalenterivuoden alusta lukien.

Viranomaisen on julkaistava voimassa oleva käyttöönottopäätös yleisessä tietoverkossa verkkosivustollaan.

Viranomaisen on tiedotettava asioiden automaattisesta ratkaisemisesta toimialallaan, automatisoidun toimintaprosessin käytön perusteista ja muista asiakkaan oikeuksien kannalta keskeisistä tiedoista toimintaprosessin dokumentaatioon ja käyttöönottopäätökseen perustuen. Tiedot on julkaistava yleisessä tietoverkossa viranomaisen verkkosivustolla.

Viranomaisen on huolehdittava, että automatisoidun toimintaprosessin käsittelysäännöt on suojattu oikeudettomalta muuttamiselta. Tiedot käsittelysääntöjen muuttamisesta on tallennettava ja säilytettävä vähintään viisi vuotta tietojen tallentamista seuraavan kalenterivuoden alusta lukien.

Tiedonhallintalautakunnan tehtävänä on arvioida käyttöönottopäätöksen ja sen perusteena olevien asiakirjojen tässä luvussa säädettyjen vaatimusten sekä niihin liittyvien menettelyjen täyttymistä. Viranomaisen on toimitettava käyttöönottopäätös tiedonhallintalautakunnalle tiedoksi seitsemän päivän kuluessa päätöksen tekemisestä. Tiedonhallintalautakunta päättää toimitettujen käyttöönottopäätösten perusteella tarvittavien arviointien toteuttamisesta yksittäistapauksessa.

Tiedonhallintalautakunnalla on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta ja viivytyksettä välttämättömiä tietoja käyttöönottopäätöksen perusteena olevista asiakirjoista. Tiedonhallintalautakunta voi toimittaa tarkastuksen käyttöönottopäätöksen perusteena olevien asiakirjojen vaatimustenmukaisuuden selvittämiseksi sekä käyttöönottoon liittyvien menettelyjen lainmukaisuuden todentamiseksi.

Jos arviointitehtävän toteuttaminen sitä välttämättä edellyttää, tiedonhallintalautakunnalla on oikeus toimittaa tarkastus tiedonhallintayksikön toimitiloissa lukuun ottamatta pysyväisluonteiseen asumiseen käytettäviä tiloja. Tiedonhallintayksikön ja sen yhteydessä toimivan viranomaisen on avustettava tarkastuksen suorittamisessa esittämällä tarvittavat asiakirjat tarkastajalle. Tarkastuksen toimittamiseksi tiedonhallintalautakunta määrää sihteeristöstä ne henkilöt, jotka suorittavat tarkastuksen. Tiedonhallintalautakunta voi päätöksellään valtuuttaa Digi- ja väestötietoviraston virkamiehen avustamaan tarkastuksen toimittamisessa. Digi- ja väestötietoviraston valtuutetulla virkamiehellä on samat toimivaltuudet kuin tiedonhallintalautakunnan tarkastajalla.

Tiedonhallintalautakunta voi kiinnittää viranomaisen huomiota arviointitehtävän yhteydessä havaitsemiinsa dokumentaatioon liittyviin olennaisiin puutteisiin. Tiedonhallintalautakunta voi myös asettaa määräajan, jonka kuluessa viranomaisen on ilmoitettava, mihin toimenpiteisiin se on ryhtynyt huomion kiinnittämisen johdosta.

Mitä pykälässä säädetään, ei sovelleta eduskunnan oikeusasiamiehen ja valtioneuvoston oikeuskanslerin toimintaan.

Viranomaisen on toteutettava riskiarvioinnin perusteella asianmukaiset toimenpiteet, joilla teknisesti varmistetaan automaattisessa ratkaisemisessa hyödynnettävien tietojen ajantasaisuus ja virheettömyys.

Viranomaisen palveluksessa olevaan julkisyhteisön työntekijään sovelletaan hänen tässä luvussa tarkoitettuja tehtäviä hoitaessaan virkamiehen rikosoikeudellista virkavastuuta koskevia säännöksiä, viraltapanoseuraamusta lukuun ottamatta.

Viranomainen voi antaa 28 b §:ssä tarkoitettuun testaamiseen ja 28 c §:ssä tarkoitettuun teknisten virheiden korjaamiseen liittyvän avustavan tehtävän hoitamisen yksityiselle toimijalle, jolla on siihen riittävät tekniset edellytykset sekä riittävä osaaminen. Tällaisia avustavia tehtäviä hoitavaan henkilöön sovelletaan virkamiehen rikosoikeudellista virkavastuuta koskevia säännöksiä, viraltapanoseuraamusta lukuun ottamatta, hänen hoitaessaan tässä pykälässä tarkoitettuja tehtäviä. Vahingonkorvausvastuusta säädetään vahingonkorvauslaissa.

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .

Viranomaisen on saatettava toimintansa tämän lain 13 a §:n mukaiseksi 12 kuukauden kuluessa tämän lain voimaantulosta.

Asianhallinta on järjestettävä 26 §:n 4 momentin 4 kohdan ja 5 momentin 4 ja 5 kohdan vaatimusten mukaiseksi 12 kuukauden kuluessa tämän lain voimaantulosta.

Ennen tämän lain voimaantuloa käyttöön otetusta automatisoidusta toimintaprosessista on hyväksyttävä 28 a §:ssä tarkoitettu dokumentaatio 12 kuukauden kuluessa tämän lain voimaantulosta.

Viranomaisen on todettava ennen tämän lain voimaantuloa käyttöön otetun automatisoidun toimintaprosessin menettelytapojen ja käsittelysääntöjen vaatimustenmukaisuus sekä hyvä kielenkäyttö asianosaiselle annettavissa automatisoidussa toimintaprosessissa tuotettavissa asiakirjoissa tämän lain 28 b §:n 4 momentissa tarkoitetulla tavalla 12 kuukauden kuluessa tämän lain voimaantulosta.

Ennen tämän lain voimaantuloa käytössä olleesta automatisoidusta toimintaprosessista on tehtävä tämän lain 28 d §:ssä tarkoitettu käyttöönottopäätös 12 kuukauden kuluessa tämän lain voimaantulosta, jotta toimintaprosessin käyttöä voidaan jatkaa.

Tämän lain 28 c, 28 e, 28 f ja 28 h §:ää sovelletaan ennen tämän lain voimaantuloa käyttöön otettuun automatisoituun toimintaprosessiin 12 kuukauden kuluttua tämän lain voimaantulosta. Tämän lain 28 c §:n 4 momentissa tarkoitettuihin tietoihin ei kuitenkaan sovelleta tämän lain vähimmäissäilytysaikaa koskevia vaatimuksia, jos tiedot on kerätty ennen tämän lain voimaantuloa. Tämän lain 28 f §:ssä tarkoitettuihin tietoihin käsittelysääntöjen muuttamisesta ei sovelleta tämän lain vähimmäissäilytysaikaa koskevia vaatimuksia, jos käsittelysääntöjen muuttaminen on tehty ennen tämän lain voimaantuloa.

Viranomainen voi antaa hallinnon asiakkaalle neuvontaa käyttämällä digitaalisessa palvelussa palveluautomaatiota, joka perustuu reaaliaikaiseen viestien vaihtoon palvelun käyttäjän ja viranomaisen palveluautomaation välillä, jos:

1) neuvonnassa ei tuoteta viranomaisen ratkaisua;

2) viranomainen on ennalta varmistanut palveluautomaatiossa tuotettavan neuvonnan tietosisällön asianmukaisuuden;

3) viranomainen on ennalta varmistanut, että palveluautomaatio täyttää hyvän kielenkäytön vaatimuksen;

4) käyttäjälle kerrotaan, että hän vaihtaa viestejä palveluautomaation kanssa;

5) käyttäjälle tarjotaan mahdollisuus ottaa yhteys viranomaisessa toimivaan luonnolliseen henkilöön asioinnin jatkamiseksi;

6) käyttäjälle tarjotaan mahdollisuus tallentaa palveluautomaation kanssa käyty viestien vaihto.

Viranomaisen on seurattava palveluautomaatiolla annettavan neuvonnan laatua ja muuta sen asianmukaisuutta. Viranomaisen on nimettävä seurannasta vastaava henkilö, jonka tehtävänä on myös huolehtia laaduntarkkailun toteuttamisesta.

Mitä julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 b §:ssä säädetään vaatimustenmukaisuuden ja hyvän kielenkäytön varmistamisesta testaamalla, sovelletaan myös tässä pykälässä tarkoitettuun palveluautomaatioon.

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .

Ennen tämän lain voimaantuloa käytössä ollut tämän lain 6 a §:ssä tarkoitettu palveluautomaatio on saatettava tämän lain mukaiseksi ja sille on nimettävä seurannasta ja laaduntarkkailun toteuttamisesta huolehtiva henkilö 12 kuukauden kuluessa tämän lain voimaantulosta.

Edellä 1 momentissa säädetystä poiketen toimivaltainen viranomainen voi ratkaista hallintoasian pelkästään automatisoidun henkilötietojen käsittelyn perusteella, jos asia ratkaistaan hallintolain (434/2003) 8 b luvussa tarkoitetulla tavalla automaattisesti.

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .

Jos kirjaamisasia on laaja, tulkinnanvarainen tai muutoin vaikea ratkaista, kirjaamislakimiehen on ratkaistava asia.

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .