Studieuppgifter i ett nationellt register

Lagen syftar till att

1) göra det möjligt att på elektronisk väg datasäkert och centraliserat samla in, behandla och lämna ut studieprestations- och examensuppgifter om en person till personen själv och myndigheter som behöver uppgifterna;

2) säkerställa studieprestations- och examensuppgifternas enhetlighet och tillförlitlighet samt effektivisera förvaltningens verksamhet;

3) främja ansökan till utbildning, identifieringen och erkännandet av tidigare kunskap samt livslångt lärande.

Denna lag ska tillämpas på utbildning och examina om vilka det föreskrivs i

1) lagen om grundläggande utbildning (628/1998);

2) gymnasielagen (629/1998);

3) lagen om anordnande av studentexamen (672/2005);

4) lagen om yrkesutbildning ( / );

5) yrkeshögskolelagen (932/2014);

6) universitetslagen (558/2009).

I denna lag föreskrivs det om studentnummer och studentnummerregistret, den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen, studentexamensregistret, antagningsregistret samt högskolornas riksomfattande datalager. Lagen innehåller dessutom bestämmelser om den tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter som Utbildningsstyrelsen ska svara för.

Om inte något annat föreskrivs i denna lag ska personuppgiftslagen (523/1999) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) tillämpas på behandlingen av uppgifter i de register, de informationsresurser och den tjänst som avses i denna lag.

Ett studentnummer är en permanent kod som tilldelas en person och som används för att identifiera personen när uppgifter som avses i denna lag förs in, behandlas och lämnas ut.

När i denna lag avsedda uppgifter om en person förs in för första gången ska den som för in uppgiften be Utbildningsstyrelsen om personens studentnummer. Om personen saknar studentnummer ska Utbildningsstyrelsen skapa ett studentnummer. Utbildningsstyrelsen ska meddela den som för in uppgiften studentnumret för kännedom.

Studentnumren bildar ett studentnummerregister. I studentnummerregistret ska dessutom personens namn samt personbeteckningen eller andra behövliga identifikationsuppgifter föras in. Utbildningsstyrelsen är registeransvarig för studentnummerregistret. Studentnummer kan lämnas ut via en teknisk anslutning. De uppgifter som förs in i studentnummerregistret ska bevaras permanent.

I den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen förs det i fråga om den undervisning som avses i lagen om grundläggande utbildning, den utbildning som avses i gymnasielagen och den utbildning som avses i lagen om yrkesutbildning in sådana uppgifter om studier, prestationer, examina och närvaro samt sådana uppgifter om ordnandet av undervisning och utbildning som en person behöver vid ansökan till en utbildning, under utbildningen, i arbetslivet och vid ansökan om utbildningsförmåner.

I informationsresursen förs det dessutom in uppgifter som behövs för beviljande av finansiering för undervisning och utbildning i enlighet med bestämmelserna i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet (1705/2009).

Uppgifterna kan även utnyttjas när andra myndigheter sköter sådana lagstadgade uppgifter för vilka uppgifterna i informationsresursen behövs.

Uppgifterna i informationsresursen kan dessutom användas vid utvärdering, statistikföring och uppföljning av utbildningen.

Utbildningsstyrelsen är teknisk administratör för informationsresursen. Utbildningsstyrelsen ska svara för informationsresursens allmänna funktion och för den tekniska anslutning som behövs för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter. Utbildningsstyrelsen ska också svara för informationsresursens tillgänglighet, integritet och oföränderlighet samt för dess skydd och bevarande.

Utbildningsanordnarna är registeransvariga för de uppgifter som de har fört in i systemet och svarar för dessa uppgifters innehåll och riktighet. De registeransvariga ska se till att de uppgifter som förs in är aktuella.

Om en sådan registeransvarig som avses i 2 mom. läggs ner och dennes uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, ska Utbildningsstyrelsen vara registeransvarig för de uppgifter som denne fört in i informationsresursen.

Varje registeransvarig är skyldig att i informationsresursen föra in de uppgifter som avses i 7—9 §.

Utbildningsstyrelsen bestämmer närmare hur de som för in uppgifter ska hålla uppgifterna aktuella. Utbildningsstyrelsen meddelar närmare föreskrifter om datastrukturen i fråga om de uppgifter som anges i 7—9 §.

I informationsresursen ska dessutom personernas namn och studentnummer föras in.

En utbildningsanordnare enligt lagen om grundläggande utbildning ska för de elever som den ger utbildning i enlighet med lagen om grundläggande utbildning föra in följande uppgifter i informationsresursen:

1) den undervisning som eleven deltar i;

2) när studierna inletts, tillfälligt avbrutits och avslutats;

3) genomgångna studier och vitsorden för dem samt slutbedömning;

4) uppgifter om ordnandet av undervisning som utgör beräkningsgrund för sådan finansiering som avses i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet.

En kommun ska i informationsresursen också föra in uppgift om att en läropliktig som kommunen är skyldig att övervaka inte deltar i undervisning som ordnas i enlighet med lagen om grundläggande utbildning.

En utbildningsanordnare ska i informationsresursen dessutom föra in uppgift om att en sådan särskild examen som avses i 38 § i lagen om grundläggande utbildning har avlagts och hur den har bedömts.

En utbildningsanordnare enligt gymnasielagen ska för de studerande som den ger utbildning i enlighet med gymnasielagen föra in följande uppgifter i informationsresursen:

1) den utbildning som genomgås;

2) när studierna inletts, tillfälligt avbrutits och avslutats;

3) genomgångna studier och en bedömning av studeranden;

4) uppgifter om ordnandet av utbildning som utgör beräkningsgrund för sådan finansiering som avses i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet.

En utbildningsanordnare ska också i informationsresursen föra in uppgift om att ett sådant prov som avses i 12 § 2 mom. i gymnasielagen har avlagts och hur den studerande har bedömts.

En utbildningsanordnare enligt lagen om yrkesutbildning ska för varje studerande som den ger utbildning i enlighet med lagen om yrkesutbildning föra in följande uppgifter i informationsresursen:

1) den examen, den examensdel eller de examensdelar som avläggs eller den utbildning som genomgås;

2) när examen har avlagts eller utbildningen inletts, tillfälligt avbrutits och avslutats;

3) avlagda examensdelar och genomgångna utbildningsdelar och delområden inom gemensamma examensdelar och deras omfattning, bedömning av kunnandet samt avlagd examen eller genomgången utbildning;

4) uppgifter som behövs vid beräkningen av de studerandeår som avses i 32 b § i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet samt uppgifter som används som viktningsgrund för den basfinansiering och den prestationsfinansiering som avses i den lagen.

Uppgifter ur informationsresursen får lämnas ut till

1) myndigheter som enligt lag eller en lagstadgad uppgift har rätt att av en utbildningsanordnare få sådana uppgifter som finns i informationsresursen, sekretessbelagda uppgifter dock endast om det separat uttryckligen i lag föreskrivs om utlämnande av uppgifterna eller rätten att få uppgifterna;

2) Utbildningsfonden till den del den med stöd av lag har rätt att få uppgifter som finns i informationsresursen;

3) den som med stöd av ett i 29 § 5 mom. avsett specifikt samtycke från den berörda personen har rätt att få uppgifter som finns i informationsresursen.

Utbildningsstyrelsen får utgående från informationsresursen ta fram datamaterial som behövs för utvärdering, utveckling, statistikföring och annan uppföljning samt styrning och finansiering av utbildningen och forskningen.

De uppgifter som förs in i informationsresursen ska bevaras permanent.

De uppgifter som gäller tillfälligt avbrytande av studierna och de uppgifter som har bevarats med tanke på beviljandet av finansiering för undervisning och utbildning ska dock bevaras i endast fem år från det att studierna avslutades eller examen avlades.

Studentexamensregistret förs och används för ordnande av studentexamen, för bevarande av uppgifter om avlagda studentexamina och prov som hör till examina samt för uppföljning av hur studentexamen fungerar.

Studentexamensnämnden är registeransvarig för studentexamensregistret.

Den registeransvarige ska i registret föra in uppgifter om avläggandet av studentexamen. Anordnarna av gymnasieutbildning ska sända de andra uppgifter som avses i denna paragraf till registret.

I studentexamensregistret införs

1) namn, personbeteckning, studentnummer, kön, modersmål och uppgifter om den genomgångna utbildning som krävs för att delta i och avlägga studentexamen i fråga om dem som anmält sig till proven och deltagit i dem;

2) provprestationerna och bedömningsanteckningarna samt de vitsord och poängtal som examinanderna fått i olika prov;

3) tidpunkten när examen har avlagts eller underkänts, när prov har tagits om efter examen samt när examen har kompletterats.

Utöver de uppgifter som nämns i 2 mom. kan det i studentexamensregistret också föras in sådana uppgifter om studentexamen i fråga om varje examinand som behövs för ändamålet med registret samt uppgifter om hur examen avlagts och ordnats.

I fråga om personer som har deltagit i studentexamen och sökt till en utbildning som avses i 17 § 3 mom. ska de i 14 § 2 mom. avsedda uppgifter som behövs för antagningen av studerande lämnas ut till antagningsregistret.

Studentexamensnämnden får för publicering lämna ut namnen på dem som godkänts i studentexamen.

Uppgifterna i studentexamensregistret ska bevaras permanent.

Antagningsregistret används för att

1) informera om studier och antagningen av studerande;

2) ordna ansökan till utbildning, antagning av studerande och mottagande av studieplats samt för att följa ansökan till utbildning och antagningen av studerande;

3) ge universiteten, yrkeshögskolorna, anordnarna av yrkesutbildning och gymnasieutbildning samt anordnarna av påbyggnadsundervisning efter den grundläggande utbildningen de uppgifter som behövs för antagningen av studerande, utvecklingen av antagningen och ordnandet av studierna;

4) informera sökande som blivit utan studieplats om utbildningsmöjligheter;

5) ta fram data om sökande och antagna studerande för uppföljning och utvärdering av utbildningssystemet; och

6) vidta andra åtgärder som behövs för antagningen av studerande.

Antagningsregistret består av delregister, som omfattar registret för ansökan till högskolorna och registret för ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och övrig utbildning efter den grundläggande utbildningen.

Av antagningsregistrets delregister används

1) registret för ansökan till högskolorna vid antagning av studerande till studier som leder till sådana lägre och högre högskoleexamina som avses i universitetslagen och sådan yrkeshögskoleexamen och högre yrkeshögskoleexamen som avses i yrkeshögskolelagen samt, enligt universitetens och yrkeshögskolornas bedömning, även vid antagning av studerande till annan utbildning som erbjuds av högskolan i fråga, samt för övervakning av begränsningarna vid mottagandet av studieplats;

2) registret för ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och övrig utbildning efter den grundläggande utbildningen vid antagning av studerande till sådana utbildningar och examina som avses i lagen om yrkesutbildning och gymnasielagen samt till sådan påbyggnadsundervisning som avses i lagen om grundläggande utbildning.

Utbildningsstyrelsen är registeransvarig för antagningsregistret. Universiteten och yrkeshögskolorna ska delta i registerföringen i fråga om det delregister som avses i 17 § 3 mom. 1 punkten och anordnarna av yrkesutbildning, gymnasieutbildning och påbyggnadsundervisning efter den grundläggande utbildningen i fråga om det delregister som avses i 17 § 3 mom. 2 punkten.

Utbildningsstyrelsen svarar för insamlingen av uppgifter till antagningsregistret och för det nationella genomförandet av ansökningssystemen samt för den allmänna informationen, vägledningen och rådgivningen i samband med ansökan till utbildning och antagningen av studerande.

Närmare bestämmelser om den registeransvariges uppgifter utfärdas genom förordning av statsrådet.

I antagningsregistret kan följande föras in:

1) den sökandes namn, studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift, medborgarskap, kön, modersmål och behövlig kontaktinformation;

2) uppgifter om den sökandes tidigare utbildning och examina;

3) uppgifter om ansökan till utbildning och grunderna för antagning i fråga om varje sökande;

4) uppgifter om antagningsresultat, mottagande av studieplats och inskrivning vid läroanstalten i fråga; och

5) sökandens samtycke till eller förbud mot att namn- och adressuppgifter lämnas ut för information om och marknadsföring av utbildning.

Förutom de uppgifter som anges 1 mom. kan det i antagningsregistret föras in sådana uppgifter om hälsotillstånd som inverkar på yrkesvalet och uppgifter om arbetserfarenhet och fritidsintressen som den sökande själv uppgett. Dessa uppgifter inhämtas och förs in endast i det fall uppgifterna behövs för antagningen av studerande.

I vart och ett av de delregister som nämns i 17 § 2 mom. kan förutom uppgifter enligt 1 och 2 mom. också föras in andra uppgifter som behövs med tanke på ändamålet med delregistret och som är relevanta för bedömningen av de sökandes lämplighet för en utbildning eller ett yrke enligt 17 § eller för antagningen av studerande utifrån utbildningspolitiska grunder eller individuella utbildningsbehov.

Den som ansvarar för antagningsregistret har rätt att, utöver de uppgifter som sökanden har uppgett, trots sekretessbestämmelserna få sådana uppgifter som avses i 19 § 1 och 3 mom. ur studentexamensregistret och från Befolkningsregistercentralen, arbets- och näringsmyndigheterna, anordnarna av grundläggande utbildning och påbyggnadsundervisning, universiteten, yrkeshögskolorna, anordnarna av yrkesutbildning och gymnasieutbildning samt ur sådana gemensamma register för två eller flera högskolor som har skapats för antagningen av studerande.

Den som söker till utbildning ska underrättas om vilka uppgifter om honom eller henne som förs in i antagningsregistret.

Trots sekretessbestämmelserna får uppgifter som avses i 19 § 1 och 3 mom., i den utsträckning det behövs för skötseln av mottagarens uppgifter, lämnas ut ur antagningsregistret

1) till universitet, yrkeshögskolor, anordnare av yrkesutbildning och gymnasieutbildning och anordnare av påbyggnadsundervisning efter den grundläggande utbildningen samt till register som är gemensamma för två eller flera universitet;

2) till det behöriga ministeriet och Statistikcentralen för utredningar som gäller uppföljning av utbildningssystemet;

3) till Folkpensionsanstalten för skötseln av uppgifter enligt lagen om studiestöd (65/1994), lagen om stöd för skolresor för studerande i gymnasieutbildning och yrkesutbildning (48/1997) och lagen om Folkpensionsanstaltens rehabiliteringsförmåner och rehabiliteringspenningförmåner (566/2005) samt till Folkpensionsanstalten och arbets- och näringsmyndigheterna för utredning av förutsättningarna för att få en arbetslöshetsförmån enligt lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002);

4) till kommuner och andra som ordnar studerandehälsovård enligt hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010) för skötseln av denna uppgift;

5) till kommuner som ordnar uppsökande ungdomsarbete enligt ungdomslagen (1285/2016) för skötseln av en uppgift enligt den lagen;

6) till de registeransvariga enligt 3 § i lagen om utlänningsregistret (1270/1997) för skötseln av de uppgifter som dessa har enligt utlänningslagen (301/2004) och medborgarskapslagen (359/2003).

Sådana uppgifter som avses i 19 § 2 mom. får lämnas ut endast till de mottagare som nämns i 1 mom. 1 punkten för antagningen av studerande.

Uppgifterna i antagningsregistret ska bevaras i fem år från det att ett beslut om antagning har fattats. De uppgifter om mottagandet av en studieplats som finns i registret för ansökan till högskolorna ska dock bevaras permanent.

För ett centraliserat bevarande och centraliserad användning av högskolornas uppgifter om studierätt, anmälningar, examina och studieprestationer ska det finnas ett riksomfattande datalager, i vilket datainnehållet i högskolornas register över uppgifter om studerande samlas in och genom vilket antagningsregistret och högskolornas gemensamma antagningstjänster genom en teknisk anslutning datasäkert ges tillgång till detta innehåll. Högskolorna får använda datalagret också i sin övriga verksamhet och vid utlämnande av uppgifter till myndigheter och andra högskolor.

I egenskap av teknisk administratör för datalagret ska undervisnings- och kulturministeriet svara för datalagrets allmänna funktion och för den tekniska anslutning som behövs för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter. Datalagrets tekniska administratör ska svara för datalagrets tillgänglighet, integritet och oföränderlighet samt för dess skydd och bevarande. Den tekniska administratören har inte rätt att bestämma över uppgifterna i datalagret eller lämna ut dem, om inte något annat föreskrivs i denna lag.

Högskolorna är registeransvariga för de uppgifter som de har fört in i systemet och svarar för dessa uppgifters innehåll och riktighet.

Högskolorna ska föra in följande uppgifter i datalagret:

1) studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift för den berörda personen;

2) uppgifter om examina som en person avlagt och specialiseringsutbildningar som en person genomgått samt uppgifter om alla studieprestationer och vitsorden för dem;

3) uppgifter om en persons studierätt inom utbildning som leder till examen och inom specialiseringsutbildningar samt uppgifter om mottagandet av en studieplats och anmälan till utbildning som leder till examen och anmälan till specialiseringsutbildning.

Undervisnings- och kulturministeriet bestämmer hur varje högskola ska hålla innehållet i datalagret aktuellt.

Högskolorna kan med administratören för datalagret komma överens om att i datalagret föra in ett sådant datainnehåll ur ett register som högskolan i fråga ansvarar för som är mer omfattande än vad som avses i 1 mom.

Utlämnande av uppgifter ur högskolornas riksomfattande datalager

Ur datalagret ska till antagningsregistrets förfogande lämnas ut de i 25 § 1 mom. avsedda uppgifter som förts in i datalagret och som enligt 19 § kan föras i antagningsregistret.

Högskolorna beslutar i egenskap av registeransvariga om annat utlämnande av uppgifter via datalagret och svarar för att utlämnandet sker på ett lagenligt sätt.

Undervisnings- och kulturministeriet kan utgående från datalagret ta fram datamaterial som behövs för utvärdering, utveckling, statistikföring samt annan uppföljning och styrning av utbildningen och forskningen.

De uppgifter som avses i 25 § 1 mom. ska bevaras i datalagret permanent.

Utbildningsstyrelsen administrerar en tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter där de uppgifter om personer som finns i de register och informationsresurser som avses i denna lag förs samman och centraliserat för kontroll och vidareutnyttjande tillhandahålls personerna själva och lämnas ut till dem som har rätt att få uppgifterna.

Med hjälp av tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter får utlämnas

1) sådana uppgifter i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen som avses i 7—9 §; 2) sådana uppgifter i studentexamensregistret som avses i 14 § 2 mom. med undantag av provprestationer och bedömningsanteckningar; 3) sådana uppgifter i antagningsregistret som avses i 19 § och 4) sådana uppgifter i högskolornas riksomfattande datalager som avses i 25 § 1 mom.

Via användargränssnittet i tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter kan en person kontrollera och vidareutnyttja sina egna uppgifter i de register och informationsresurser som avses i denna lag.

Uppgifter i de register och informationsresurser som avses i denna lag kan lämnas ut till myndigheter via tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter med stöd av den rätt att få uppgifter myndigheten har enligt lag eller på grundval av en lagstadgad uppgift.

Myndigheterna får uppgifter ur tjänsten genom en teknisk anslutning. Utbildningsstyrelsen kan öppna en teknisk anslutning för en sådan myndighet som med stöd av denna eller någon annan lag har rätt att behandla uppgifterna. När en myndighet begär uppgifter ska den till Utbildningsstyrelsen lämna den information som behövs för att klarlägga förutsättningarna för att lämna ut uppgifterna samt redogöra för hur uppgifterna kommer att skyddas på behörigt sätt.

Via tjänsten kan uppgifter lämnas ut i enlighet med 2 och 3 mom. också till Utbildningsfonden.

En person om vilken det förts in uppgifter i ett sådant register eller en sådan informationsresurs som avses i denna lag kan i tjänsten ge ett specifikt samtycke till att en uppgift i det aktuella registret eller informationsresursen lämnas ut till en myndighet eller någon annan aktör samt återkalla sitt samtycke. Ur tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter får uppgifter lämnas ut i elektronisk form med samtycke från den berörda personen.

Uppgifter som lämnas ut bevaras inte i Utbildningsstyrelsens tjänst.

Utbildningsstyrelsen ska i egenskap av administratör för tjänsten svara för tjänstens allmänna funktion och öppningen av tekniska anslutningar.

Utbildningsstyrelsen svarar för lagenligheten vid utlämnandet av uppgifter via tjänsten och för klarläggandet av förutsättningarna för att öppna tekniska anslutningar.

Utbildningsstyrelsen svarar för tjänstens tillgänglighet och skyddet av denna och samlar in loggdata om användningen av tjänsten. Loggdata bildar ett loggdataregister för vilket Utbildningsstyrelsen är registeransvarig.

Utbildningsstyrelsen är skyldig att underrätta de registeransvariga om att en teknisk anslutning öppnas.

Denna lag träder i kraft den 20 .

Genom denna lag upphävs lagen om antagningsregistret, högskolornas riksomfattande datalager och studentexamensregistret (1058/1998).

Med avvikelse från bestämmelserna i 3 § 2 mom. kan ett studentnummer på begäran av utbildningsanordnaren eller högskolan tilldelas en elev eller studerande som är elev eller studerande den 1 oktober 2017 eller därefter.

I den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen införs de i 7—9 § avsedda uppgifterna om personer som vid ikraftträdandet av denna lag är elever eller studerande hos den aktuella utbildningsanordnaren, inklusive sådana studier, utbildnings- och examensdelar och delområden inom studierna eller utbildningen som har genomgåtts före ikraftträdandet av lagen. I informationsresursen ska det dock inte föras in uppgifter om sådana studier på årskurser inom den grundläggande utbildningen som genomgåtts före ikraftträdandet av lagen.

I den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen ska det dessutom föras in uppgifter om sådana år 2017 avlagda yrkesinriktade grundexamina som avses i lagen om grundläggande yrkesutbildning (630/1998), inklusive hur de har bedömts.

De uppgifter som avses i 2 och 3 mom. ska vara införda i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen senast den 31 januari 2018.

Om förskoleundervisning ordnas på en sådan plats som avses i 1 § 2 eller 3 mom. i lagen om småbarnspedagogik (36/1973) ska de i 7 § avsedda uppgifterna om eleverna i förskoleundervisning föras in i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen från och med den 1 januari 2019.

I 8 § avsedda uppgifter om Reifeprüfung-examina som avlagts före den 1 januari 2019 ska inte föras in i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen.

När det gäller de examenstillfällen för studentexamen som anordnas 2018 ska de provprestationer och bedömningsanteckningar som avses i 14 § 2 mom. föras in i studentexamensregistret endast beträffande sådana elektroniska prov som avses i 1 § 2 mom. i lagen om anordnande av studentexamen.

Statsrådets förordning om förfarandet vid ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och förberedande utbildning efter den grundläggande utbildningen (294/2014) ska förbli i kraft också till den del den utfärdats med stöd av 1 a § i lagen om antagningsregistret, högskolornas riksomfattande datalager och studentexamensregistret.