Merging archives and destroying paper records
Acts on the National Archives and amending the Archives Act
The National Archives and the provincial archives will be merged into a single nationwide authority. At the same time, the National Archives will receive the right to order the disposal of digitised paper records to achieve space savings.
- Status
- Passed
- Submitted
- 13 Oct 2016
- Latest event
- 8 Dec 2016
- Votes
- 0
- Confirmed
- 16 Dec 2016
- Statute
- 1145/2016
- Source
- eduskunta.fi ↗
What is proposed
District administration within the archive service will be abolished and the seven independent provincial archives will be merged directly into the National Archives. In addition, the act will introduce the possibility to destroy the original paper copies of documents designated for permanent preservation after digitisation, and deadlines for disclosing archived information will be extended compared to the Act on the Openness of Government Activities.
What it means
The reform will streamline the use of resources across the archive service and enable public authorities to make savings on premises costs, as records will no longer need to be stored alongside their digital copies on paper once digitised. Regional operational sites will be retained, but response times for information requests to the National Archives will become longer. The acts are intended to enter into force on 1 January 2017.
How Parliament voted
The bill passed without a vote – no MP proposed rejecting or amending it in plenary.
Stages of consideration
The bill's path from the preliminary debate to the decision, as recorded by Parliament.
- 13 Oct 2016Eduskuntakäsittelyn vireilletulo · Opetus- ja kulttuuriministeriö
- 18 Oct 2016Lähetekeskustelu · Täysistunto
- 22 Nov 2016Valiokunnan mietintö tai lausunto · sivistysvaliokunta
- 24 Nov 2016Ensimmäinen käsittely · Täysistunto
- 29 Nov 2016Toinen käsittely · Täysistunto
- 8 Dec 2016Eduskunnan vastaus ja kirjelmä
Decisions by law proposal2
- 1Laki KansallisarkistostaHyväksytty · 1145/2016 · 16 Dec 2016
- 2Laki arkistolain muuttamisestaHyväksytty · 1146/2016 · 16 Dec 2016
Proposed law text
The law proposals in the bill as the Government presented them. The final act may differ after committee consideration.
The law text is shown in Finnish or Swedish from Parliament's official documents; it is not translated into English.
1.Laki Kansallisarkistosta
Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään:
1 §Toimiala
Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilymisen ja saatavuuden varmistamiseksi sekä käytön edistämiseksi on Kansallisarkisto.
Kansallisarkisto on opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalaan kuuluva virasto, jonka toimialueena on koko maa.
2 §Tehtävät
Kansallisarkiston tehtävänä on, jollei lailla toisin säädetä:
1) varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilyminen;
2) toimia viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen sekä arkistotoimen asiantuntijaviranomaisena;
3) edistää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen saatavuutta, käyttöä ja niihin perustuvaa tutkimusta;
4) edistää kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien yksityisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilymistä, hankkia näitä aineistoja pysyvään säilytykseen sekä osallistua yksityisen arkistotoiminnan kehittämiseen yhteistyössä yksityisen arkistotoiminnan harjoittajien kanssa;
5) toimia asiantuntijana viranomaisten heraldisissa kysymyksissä ja edistää heraldista kulttuuria;
6) hoitaa arkistolaissa (831/1994), sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa (13/2003), yksityisten arkistojen valtionavusta annetussa laissa (1006/2006), henkilötietolaissa (523/1999) ja muussa lainsäädännössä Kansallisarkistolle, arkistolaitokselle tai maakunta-arkistolle säädetyt tehtävät.
3 §Toimipaikat
Kansallisarkistolla on toimipaikkoja, joiden sijainnista säädetään valtioneuvoston asetuksella. Toimipaikoista säädettäessä on huolehdittava palveluiden saatavuudesta ja kielellisten oikeuksien toteutumisesta.
4 §Johtaminen ja ratkaisuvalta
Kansallisarkistossa on pääjohtaja. Valtioneuvosto nimittää pääjohtajan opetus- ja kulttuuriministeriön esittelystä. Valtioneuvoston asetuksella voidaan säätää pääjohtajan arvonimestä ja sijaisen määräämisestä.
Pääjohtajan tehtävänä on johtaa, kehittää ja valvoa Kansallisarkiston toimintaa sekä vastata toiminnan tuloksellisuudesta ja tavoitteiden saavuttamisesta opetus- ja kulttuuriministeriölle.
Pääjohtaja vahvistaa Kansallisarkiston työjärjestyksen ja ratkaisee asiat, joita ei ole säädetty tai työjärjestyksessä määrätty muun virkamiehen tai toimielimen tehtäväksi. Pääjohtaja voi ottaa ratkaistavakseen asian, joka muutoin olisi Kansallisarkiston muun virkamiehen ratkaistava.
Pääjohtaja ratkaisee asiat esittelystä.
5 §Neuvottelukunnat ja heraldinen lautakunta
Kansallisarkistossa on Kansallisarkiston neuvottelukunta, jonka tehtävänä on tukea ja kehittää viraston toimintaa sekä tehdä aloitteita ja edistää yhteistyötä toimialalla. Neuvottelukunnan jäsenet nimittää ja toimikaudesta päättää opetus- ja kulttuuriministeriö.
Kansallisarkiston yhteydessä toimii yksityisarkistojen neuvottelukunta, jonka tehtävänä on edistää yksityisiin asiakirjoihin ja niihin sisältyviin tietoihin kohdistuvan arkistotoiminnan koordinointia ja yhteistyötä. Neuvottelukunnan jäsenet nimittää ja toimikaudesta päättää opetus- ja kulttuuriministeriö.
Kansallisarkistossa on heraldiikkaa koskevien lausuntojen käsittelemistä varten heraldinen lautakunta, josta määrätään Kansallisarkiston työjärjestyksessä.
6 §Voimaantulo
Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .
Kansallisarkisto vastaa tämän lain voimaantulosta alkaen niistä luovutus-, säilytys-, velka-, palvelu- ja hankintasopimuksista sekä muista sitoumuksista, joihin maakunta-arkistot ovat sitoutuneet ennen tämän lain voimaantuloa. Maakunta-arkistojen oikeudet siirtyvät Kansallisarkistolle tämän lain tulessa voimaan.
2.Laki arkistolain muuttamisesta
Eduskunnan päätöksen mukaisesti kumotaan arkistolain (831/1994) 2 luku ja lisätään lakiin uusi 14 a, 21 a ja 21 b § seuraavasti:
14 a §
Kansallisarkisto määrää pysyvään säilytykseen määräämiensä ja sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä. Hävittäminen on sallittua, jos se voi tapahtua vaarantamatta asiakirjan tai siihen sisältyvän tiedon säilymistä, eheyttä ja autenttisuuden toteamista sekä heikentämättä asiakirjan kulttuurihistoriallista arvoa tai oikeudellista todistusvoimaa.
6 luku – Erinäiset säännökset
21 a §
Tämän lain mukaan arkistolaitokselle, Kansallisarkistolle tai maakunta-arkistolle kuuluvien tehtävien hoitamisesta säädetään Kansallisarkistosta annetun lain (__/____) 2 §:n 6 kohdassa.
21 b §
Kansallisarkistolla on oikeus viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 1 momentin estämättä antaa tieto Kansallisarkistossa pysyvästi säilytettävästä viranomaisen asiakirjasta sähköisesti.
Sen estämättä, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:ssä säädetään, Kansallisarkiston on annettava ratkaisu sen pysyvässä säilytyksessä olevan asiakirjan antamista koskevaan pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun Kansallisarkisto on saanut asiakirjaa koskevan pyynnön. Edellä tarkoitettu määräaika on kuitenkin kaksi kuukautta, jos:
1) pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia; taikka
2) muu 1 kohdassa mainittuun rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän.
§
Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .
Main content of the bill (official)
The summary and title were produced with AI on 13 Sep 2026. They are not official documents – check the details in the original bill. The title and summaries are machine translations of the Finnish AI summaries. Speeches and quotations are always shown in their original language.